Wenn die Boomer gehen: Wie du jetzt Erfahrungswissen und Know how im Unternehmen sicherst
Stell dir vor: Jahrzehntelange Erfahrung, unzählige Projekte, Wissen über Prozesse, Abkürzungen, Stolperfallen – alles verschwindet mit einem Schlag. Nicht, weil es verloren geht, sondern weil der Mensch, der es trägt, das Unternehmen verlässt. Genau das passiert derzeit: Boomer gehen in Rente, während gleichzeitig auch viele Mitarbeitende intern wechseln oder das Unternehmen verlassen.
Für HR-Entscheider/-innen und Führungskräfte ist das mehr als nur ein Generationenwechsel. Es ist eine der größten Herausforderungen des demografischen Wandels: Wie sichern Unternehmen Wissen von scheidenden Mitarbeitenden digital?
Warum ist der Wissensverlust bei Rente und Job-Wechsel so gefährlich?
Wissen in Unternehmen ist oft wie ein Eisberg: Nur die Spitze ist sichtbar – dokumentiert in Handbüchern oder Prozessen. Doch das, was wirklich zählt, liegt unsichtbar darunter: implizites Wissen:
- Welche Abkürzungen gibt es im Prozess?
- Wie meistert man schwierige Kundengespräche?
- Welche informellen Netzwerke machen Projekte schneller?
- Was hat in der Vergangenheit nicht funktioniert – und warum?
Wenn dieses Erfahrungswissen nicht rechtzeitig gesichert wird, drohen:
- Produktivitätseinbußen durch lange Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
- Wiederholung von Fehlern, die vermeidbar wären
- Know-how-Lücken, die Innovation bremsen
- Verlust von Unternehmenskultur, die nicht dokumentiert wurde
Das Institut der deutschen Wirtschaft warnt vor Wissensverlust durch den demografischen Wandel (IW Köln: Demografie). Unternehmen, die Wissen vor dem Renteneintritt sichern, vermeiden strategische Nachteile.
Welche Chancen bietet der demografische Wandel für den Wissenstransfer?
So bedrohlich die Situation wirkt, sie bietet Chancen: Unternehmen können Wissen von Mitarbeitenden digital sichern, um die Organisation zukunftsfähig zu machen.
Statt mühsamer Dokumentation, die oft scheitert, gibt es heute vielfältige digitale Möglichkeiten für den Wissenstransfer, sie sich z. T. miteinander kombinieren lassen oder einander ergänzen. Der große Vorteil: Unternehmen können so nicht nur Wissen bewahren, sondern auch Strukturen modernisieren, Prozesse effizienter gestalten und innovative Technologien wie KI nutzen, um den Wissenstransfer kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Welche Vorteile bietet digitale Wissenssicherung für Unternehmen?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) betont die Notwendigkeit, die Arbeitswelt an den demografischen Wandel anzupassen und Strategien für den Wissenstransfer zu entwickeln.
Unternehmen, die Wissen digital sichern bei Rente und Mitarbeiterwechsel, profitieren von:
- schnellerer Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- stabilen Prozessen, auch bei Fluktuation
- Innovationskraft, weil Erfahrungswissen die Basis für neue Ideen ist
- Attraktivität als Arbeitgeber, durch verantwortungsbewussten Wissenstransfer
Damit wird aus dem Risiko des Wissensverlustes ein strategischer Wettbewerbsvorteil.
Wie können Unternehmen Wissen digital sichern?
Unternehmen haben heute mehrere Möglichkeiten, das Wissen ihrer Mitarbeitenden zu bewahren – egal ob beim Renteneintritt oder beim internen Jobwechsel. Wichtig ist dabei, Methoden zu wählen, die skalierbar, leicht nutzbar und langfristig verfügbar sind.
- Klassische Dokumentation
Mitarbeitende halten ihr Wissen in Handbüchern, Checklisten oder internen Wikis fest. Diese Form ist weit verbreitet, allerdings oft zeitaufwendig und wenig motivierend für die Betroffenen.
- Mentoring-Programme
Ein erprobter Ansatz ist die gezielte Übergabe von Wissen im Tandem: Erfahrene Mitarbeitende arbeiten über eine bestimmte Zeit eng mit Nachfolgern bzw. Nachfolgerinnen zusammen. Das sichert wertvolle Praxistipps, ist aber stark von zeitlichen Ressourcen abhängig.
- Digitale Wissensdatenbanken
Viele Unternehmen setzen auf Wikis oder Kollaborationstools, in denen Informationen gesammelt werden. Der Vorteil: zentrale Auffindbarkeit. Der Nachteil: Inhalte müssen regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden.
- KI-gestützte Interviews und Strukturierung
Niemand möchte kurz vor der Rente oder beim Jobwechsel stundenlang Protokolle schreiben. Aber Erfahrungen teilen, Geschichten erzählen und Tipps geben, fällt vielen leicht.
Ein moderner und vielversprechender Ansatz ist die daher digitale Erfassung von Erfahrungswissen durch KI-gestützte Interviews. Mitarbeitende müssen ihr Wissen nicht selbst aufschreiben, sondern erzählen es – eine Künstliche Intelligenz fragt gezielt nach und sichert auch implizites Wissen. Anschließend wird das Material redaktionell aufbereitet und als klar strukturiertes, digitales Wissensdokument gespeichert.
Wie funktioniert der Wissenstransfer mit KI?
Eine Lösung, die diesen Ansatz verfolgt, ist InfinityMemo: Sie kombiniert die Vorteile der KI-gestützten Interviews mit redaktioneller Expertise. So bleibt Wissen für Unternehmen leicht erfassbar und nahtlos integrierbar in bestehende Wissensmanagement-Systeme.
Die Wissenssicherung in 3 einfachen Schritten:
- KI-gestütztes Interview
- Mitarbeitende erzählen ihr Wissen in einem geführten Gespräch.
- Die KI stellt gezielte Fragen und fördert das Erinnern von implizitem Wissen bei scheidenden Mitarbeitenden.
- Die Befragten haben die Möglichkeit, ihr Gesagtes zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren, zu ergänzen etc.
- Digitale Aufbereitung
- Das Ergebnis wird unmittelbar danach KI-gestützt verständlich und nutzerfreundlich aufbereitet, sprachlich und strukturell. Unternehmenseigene Maßgaben finden dabei Berücksichtigung.
- Fertige Wissensdokumente lassen sich in jedes unternehmensinterne Wissensmanagementsystem integrieren.
- Nahtlose Integration
- Egal ob Intranet, Wiki oder Collaboration-Tool – das Wissen bleibt digital verfügbar und auffindbar.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das: keine Mehrbelastung, kein langes Schreiben. Sie erzählen einfach – redaktionelle Expertise und KI übernehmen den Rest.
Wie können Unternehmen jetzt handeln?
Sichere dir jetzt das Wissen deiner Mitarbeitenden – vor der Rente oder beim internen Wechsel.
